Office 365 findet auch im eher Cloud konservativen DACH-Markt (Deutschland, Österreich, Schweiz) immer weitere Verbreitung. In diesem Zusammenhang musste ich bei vielen Gesprächen mit interessierten Unternehmen aber feststellen, dass dort häufig Office 365 ausschließlich mit den klassischen Office Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access) und Exchange Online in Verbindung gebracht wird. Besonders überrascht war ich, dass diese Meinung selbst bei vielen Unternehmen verbreitet war, die Office 365 bereits aktiv im Einsatz haben. Die Gründe warum sich dieser Irrglaube immer noch so hartnäckig hält sind wahrscheinlich vielfältig. Zum einen trägt der Name „Office 365“ mit Sicherheit dazu bei. Die Kaufversion war und ist schließlich bis heute nichts anderes als eine zum Zeitpunkt des Kaufes aktuelle Version der Office Programme ohne jegliche Zusatzdienste. Zum anderen ist auch die Aufklärung seitens der Wiederverkäufer und Dienstleister über die zusätzlichen Möglichkeiten und Dienste oftmals mangelhaft. Hier möchte ich mit diesem Blogpost ansetzen und einen kleinen Teil zur Verbesserung der Situation beitragen und im Folgenden auf die interessantesten Dienste für KMUs eingehen, die in den meisten Office 365 Paketen ohne zusätzliche Kosten bereits enthalten sind:

 

SharePoint Online
SharePoint wurde von Microsoft ursprünglich als Intranet Lösung für große Unternehmen entwickelt. Dies spiegelt sich bis heute im Installations- und Hardwareaufwand wider, wenn man eine Installation auf eigenen Servern vornehmen möchte. Diese Hürden sind durch Office 365 mit Sharepoint Online komplett weggefallen. Zusätzlich hat Microsoft Sharepoint über die Jahre stetig um neue interessante Funktionen erweitert und im Office 365 Kosmos zum zentralen Speicherort der anderen Dienste gemacht.

 

OneDrive for Business
OneDrive for Business kann man sich am besten als ein persönliches Cloud Laufwerk vorstellen. Es ist perfekt dazu geeignet persönliche Daten über mehrere Geräte zu synchronisieren und einzelne Dateien, die z.B. zu groß für den E-Mail Versand sind, mit anderen zu teilen. Im Gegensatz zu ähnlichen Produkten wie Dropbox ist OneDrive nicht für das Teilen und gemeinsame Bearbeiten mit vielen anderen gedacht. Für diesen Anwendungsfall ist im Office 365 Universum eine Sharepoint Site vorgesehen. Diese kann dann wiederum bei Bedarf bequem mit dem OneDrive for Business Client synchronisiert werden.

 

Teams
Teams ist zurzeit das absolute Lieblingskind von Microsoft. Es handelt sich dabei um einen Unternehmenschat, der in sogenannte Teams (Gruppen wie z.B.: alle Mitarbeiter, Geschäftsführung, Buchhaltung) unterteilt werden kann. Dort kann dann ein Informationsaustausch stattfinden, der sich deutlich übersichtlicher gestaltet als z.B. per E-Mail. Die Funktionalität ist dabei nicht auf Texte beschränkt, sondern bietet auch die Möglichkeit von Audio- und Videokonferenzen. Zusätzlich können Dateien bequem ausgetauscht, Word, Excel oder PowerPoint Dokumente in Echtzeit und mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet oder Notizen und To-Do Listen erstellt und geteilt werden.

 

Skype for Business
Skype for Business bietet ähnliche Funktionen wie Teams, weshalb Microsoft auch bereits angekündigt hat Skype for Business mittelfristig durch Teams zu ersetzen. Deshalb sollte die Empfehlung bei Neukonfigurationen immer Teams anstatt Skype for Business lauten.

 

 

Yammer
Yammer ist ein firmeninternes Social Network. Es hat vom Look & Feel große Ähnlichkeiten zu Facebook mit dem Unterschied, dass es sich um ein geschlossenes System innerhalb des Unternehmens handelt. Das große Problem mit Yammer insbesondere seit Inkrafttreten der DSGVO ist, dass es im Gegensatz zu allen anderen Office 365 Diensten ausschließlich in den USA gehostet wird. Das bedeutet auch wenn alle anderen Daten in Europa liegen, werden die Yammer Daten immer in die USA transferiert und dort gespeichert. Aus diesem Grund gilt es den Einsatz von Yammer gut abzuwägen. Meiner Erfahrung nach ist die Einführung in KMUs in den wenigsten Fällen sinnvoll.

 


 

Ich hoffe ich konnte mit dieser bei weitem nicht vollständigen Aufzählung zeigen, wieviel ungenutztes Potential in den meisten Office 365 Abonnements steckt. Dabei bietet Microsoft zwei große Vorteile im Vergleich zu einer Vielzahl der Konkurrenz. Zum einen die nahtlose Verzahnung der verschiedenen Dienste ohne zusätzlichen Konfigurationsaufwand und zum anderen den Preis. Während Dienste wie Dropbox, Slack oder Evernote alle extra bezahlt werden müssen, sind die Microsoft Pendants OneDrive for Business, Teams und OneNote bereits im Abonnement enthalten.

Wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen endlich das volle Potential seiner Office 365 Umgebung ausschöpft oder Sie vor einem Umstieg oder einer Migration auf Office 365 stehen, dann kontaktieren Sie uns gerne für ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch.